Проектирование ИТ/С деятельности служб логистики и департамента социальной защиты населения

Бизнес – процесс — это целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.

ВНИМАНИЕ! Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками (вместо pic), графиками, приложениями, списком литературы и т.д., необходимо скачать работу.

Введение

1. Организационно-экономическая сущность решаемой задачи.
2. Моделирование
2.1. Моделирование базы данных (реляционной модели базы данных)
2.2. Описание вычислительных моделей
3. Реализация моделей средствами MS Office 2000
3.1. В среде Access
3.2. В среде Excel
3.3. Интеграция документов Access и Excel
4. Анализ полученных результатов

Заключение

Список литературы

основных продуктов питания по районам: Анненский, Бобровский, Семилукский, в пересчете на численность населения в каждом.
Для реализации моделей будем использовать средства MS Office, среду Access , Exсel.
Целью выполнения контрольной работы является приобретение основных знаний теории и практики управления, а также умение активно использовать информационные технологии в своей профессиональной деятельности, освоение теоретических знаний и практических навыков в области создания, функционирования и применения информационных технологий для решения функциональных задач управления и организации системы поддержки принятия решений.

1. Организационно- экономическая сущность решаемой задачи

Организационно – экономическая сущность решаемой задачи – это совокупность взаимосвязанных элементов: бизнес – план и бизнес – процесс.
Бизнес-план – внутрифирменный документ представляющий программу деятельности предприятия с целью обоснования получения кредита.
Бизнес-план относится к классу задач, которые имеют специфические параметры входной и выходной информации, а также алгоритмов расчета.
Входная информация – это исходная информация, необходимая для решения конкретных задач, которая характеризуется большими объемами, разнообразием и территориальной разбросанностью источников возникновения первичных данных, необходимостью предварительных расчетов отдельных показателей.
Выходная информация – это информация, получаемая в результате решения конкретной задачи.
Реальным становится внедрение в повседневную практику управленческой деятельности бизнес - процессов.
Бизнес – процесс - это целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени. Он проектируется и реализуется на информационно – технологической базе интегрированных корпоративных ИС, которые обеспечивают информационную поддержку управления деловыми процессами на всех уровнях. В нашем случае бизнес- процесс рассматривается на оперативном и тактическом уровнях.

Рис.1 Пирамида управления

Оперативные решения – это периодические решения, в результате которых процесс принятия решений становится относительно рутинным и почти бес проблемным. Принятие оперативных решений ведет к вполне ожидаемым и прогнозируемым результатам. Оперативные решения являются краткосрочными.
Тактические решения – обычно принимаются управленцами среднего уровня, ответственными за обеспечение средствами для достижения целей и намерения, поставленных ЛПР верхнего звена. Тактические решения не так рутинны и структурированы, как оперативные решения. Совокупность этих решений обеспечивают эффективное функционирование бизнес – процесса.
Бизнес – процесс непосредственно связан с информационными системами, ориентированными на накопление и передачу больших объемов данных по стандартным процедурам и методикам. Основу информационной системы составляет автоматизированная технология получения необходимой для информационного обслуживания специалистов – менеджеров результатной информации, а также обеспечение их многовариантными расчетами для принятия в режиме реального времени обоснованных решений. Для того, чтобы преобразовать данные нашей задачи в информационную систему необходимо спроектировать модель базы данных – систему накопления, хранения и обработки информации.

2. Моделирование
Модель – это некий новый объект, который отражает некоторые существенные стороны изучаемого объекта, явления или процесса.
Информационная модель представляет собой описание моделируемого объекта.
Моделирование - исследование явлений, процессов или систем объектов путем построения и изучения их моделей.

2.1 Моделирование базы данных (реляционные модели данных, реляционные базы данных)

Реляционные модели – система двумерных таблиц отношения. Двумерная таблица состоит из столбцов и строки. Столбцы имеют имена, а строки представляют записи значений соответствующих имен столбцов. На этой модели базируются практически все современные БД. К преимуществам этой модели можно отнести более высокую гибкость при расширении БД, состава запросов к ней и оформления отчетов. К реляционным моделям относят, например, Access, Obacl, Pabadox.
Деятельность отдела нашей службы разбиты по районам Воронежской области. В данной работе мы используем такие районы как Семилукский, Бобровский, Аннинский. В каждом из них расположены агентства нашей фирмы в функции, которых, входит осуществление сделок. Сделки осуществляются с помощью стандартных документов.
Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.
Основные внутренние потоки существуют между иерархическими подразделениями фирмы и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждого автоматизированном рабочем месте:
Руководство:
просмотр информации в базах данных;
выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения. Службы и подразделения: просмотр, редактирование информации в базах данных;
составление отчетов;
подготовка служебных записок;
подготовка исходящей корреспонденции.
Секретариат:
регистрация входящей корреспонденции;
регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
ввод документов в базы данных;
сдача документов в архив.
Администратор базы данных:
регистрация пользователей информационной системы;
установка прав доступа к отдельным базам данных;
сдача документов в архив.
Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.
Каждому документу присвоен порядковый номер. В нем описана сделка и ее основные параметры. Все население районов представлено в виде потребителей, участвующих в этой сделке - три категории населения: дети, пенсионеры, работающие. Главной задачей в нашем случае является необходимость обеспечения каждой категории определенным количеством продуктов в месяц.
Все это является входными данными. Эти данные представлены в виде пяти таблиц отношений, в которых указано: имя таблицы, имена столбцов - полей, строки и тип соответствующих данных, указанных в строках.

-Изделие (* номер изделия, описание изделия)
-Агент (*номер агентства, район продаж, объем продаж)
-Покупатель (*номер покупателя, имя покупателя)
-Сделка (*номер сделки, номер агентства, номер покупателя)
-Сделка-изделие (*номер сделки, *номер изделия, заказанное количество).
На основе имеющихся данных нужно создать запрос, в котором отображается информация о количественных и качественных характеристиках выбранной нами продукции. Эта продукция должна быть рационально распределена между различными группами населения: дети, пенсионеры, работающие.
Проделав описанные операции можно составить вычислительную модель данной задачи, описывающую процесс обработки входных данных.

2.2. Описание вычислительных моделей

Наименование продуктов Трудоспособное население пенсионеры дети
мужчины женщины 0 - 6 лет 7-15 лет
1. Хлебные продукты 177 124,9 119 64,4 112,3
2. Картофель 150 95 90 85 135
3. Мясопродукты - всего 34,8 28 22,7 18,7 33,5
4. Рыбопродукты - всего 14,7 12,7 14,7 8,7 12,5
5. Молоко - всего 217,3 203,5 199,5 279 304,2
На основе использования данных запроса, созданного в Access произведем следующие расчеты. Расчеты начинаются с составления калькуляции распределения продуктов по категориям населения (дети, пенсионеры, работающие) за текущий месяц. Калькуляция составляется по статьям расхода продуктов на каждую категорию населения данного района. Расчеты производятся при помощи вычислительных моделей, описывающий какой – либо объект исследования. Объектом исследования в нашей задаче является обеспечение населения продуктами питания. Данные исследования и расчеты выполняются в среде электронных таблиц Excel. Выбрав три района для исследования – Бобровский, Анненский и Семилукский, на основе совокупности демографических показателей необходимо учесть общее количество населения в каждом районе и процентное соотношение каждой категории. Корзину необходимых продуктов составляют пять элементов.
Минимальный набор продуктов питания в целом по России (килограммов в год)
Таблица 1

Зная, какое количество того или иного продукта потребляет один человек данной социальной группы в месяц, рассчитаем количество продуктов, потребляемое каждой категорией в целом за этот период. На основе этих данных составим ряд таблиц, показывающих структуру потребления продуктов питания различными группами населения. Каждая таблица представляет собой двумерную матрицу, данными которой являются:
1. категории населения;
2. набор продуктов питания;
3. количество каждого продукта, приходящееся на данную категорию населения.
Для того, чтобы получить сведения о распределении имеющейся у нас продукции по трем регионам нужно объединить все таблицы в одну сводную таблицу данных. Таким образом, совокупность данных, находящихся в этой таблице, принимает вид информации о количестве населения, его структуре и объеме продукции, потребляемой населением, проживающим в различных регионах.
Полученную таблицу необходимо представить в базе данных Access, для более удобного хранения, обработки и оперативного управления полученной информацией, а также определения объемов поставок каждого вида продукции в тот или иной регион.

3. Реализация моделей средствами Microsoft office 2000

3.1. В среде Access

Приложение MS Access – это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows. Другими словами, MS Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.
Средствами Access можно проводить следующие операции:
1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного управления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).
Объекты MS Access СУБД Access работает со следующими объектами:
- таблицами;
- формами;
- запросами;
- отчетами.
Прежде чем пользоваться каким-либо объектом, например, заполнять данными таблицу, надо создать этот объект.
Таблица – это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленных таблиц. В нашей задаче используются следующие виды таблиц. Каждая таблица имеет свое имя, структуру и содержание.

Форма – необязательный элемент ИС, но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос – производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и проводим над ними различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно из разных таблиц).

Отчет – это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить в удобной форме.

По средствам использования элементов MS Access на первом этапе реализации нашей задачи мы создаем ряд таблиц, в которых указываем имеющиеся у нас данные. Затем, используя ключевые поля таблиц мы при помощи конструктора, создаем систему запроса на необходимую нам информацию, находящуюся в разных таблицах.

Система MS Access – запрос позволяет связать все таблицы и выстроить нужные нам поля в том или ином порядке, что упрощает работу с разными видами данных. Таким образом, мы получаем оформленный запрос, который выглядит следующим образом:

Далее всю эту информацию необходимо обработать в среде Excel, т.е. произвести определенные расчеты, которые помогут понять какое количество того или иного продукта необходимо каждой категории населения в месяц.

3.2 в среде Excel
Приложение MS Excel – это совокупность электронных таблиц, представленных в систематизированной форме.
Электронная таблица – это программное средство для обработки табличных данных, автоматизированных операций и расчетов. Работа с электронной таблицей позволяет вводить и обновлять данные, команды, формулы, определять взаимосвязь и взаимозависимость между клетками, данными в виде функций, аргументами которых являются записи в клетках.
Обработка данных в среде Excel начинается с ввода исходных данных, которыми являются данные, находящиеся в созданном нами запросе. Эта операция состоит из нескольких этапов:
1. Мы вводим исходные данные из расчета общего количества населения и с помощью формул рассчитываем процентное соотношение каждой группы.

2. Затем вводим данные о количестве того или иного продукта, потребляемого одним человеком в месяц, и представляем все это в таблице:
Описание изделия Кол-во на 1 чел., кг/мес
Хлеб 10
Молоко 15
Мясо 9
Рыба 5
Картофель 20

3. После этого необходимо посчитать соотношение объема продуктов для каждой категории населения в каждом районе. Эта процедура осуществляется с помощью формул:

4. Далее представим все полученные данные в одной сводной таблице, в которой будет указана вся необходимая нам информация: о количестве продуктов и объеме их потребления каждой социальной группой. Это можно сделать, также используя систему формул, связывающих между собой данные из разных таблиц, что показано на следующем рисунке.

Таким образом, мы произвели расчет всех необходимых нам данных. Это позволяет ускорить процесс обработки информации и получения результатных данных, которые необходимы для работы с населением.

3.3 Интегрирование документов Access и Excel

На этом этапе по разработанной нами модели проверяется и оценивается правильность работы системы. Затем полученную систему обработанных данных при помощи технологии интегрирования OLE
(технологии связи и компоновки объектов) можно преобразовать в базу данных. Эта технология позволяет установить взаимодействие множества объектов (в нашем случае объектов MS Excel и MS Access). При этом изменение значения данных в одном объекте приведет к изменению значения данных в другом. Таким образом, устанавливается связь между данными объектами.

Эта технология позволяет работать с информацией в режиме реального времени, а значит ускоряет работу системы и улучшает ее качество. Следовательно, правильно организованная система управления базой данных помогает в краткие сроки получать результатные данные, на основе которых принимаются управленческие решения.

4. Анализ полученных результатов
В результате решения нашей задачи были выполнены поставленные цели и получены результатные данные. Проанализировав эти данные можно сказать, что население каждого из районов получает необходимый объем продуктов питания, т. е. наибольшее количество потребляют работающие, т. к. они составляют наибольшую по количеству человек группу, затем идут пенсионеры и дети. При работе с базой данных мы использовали в качестве входной информации данные корзины необходимых продуктов, демографические показатели состава населения. В процессе обработки этих данных мы получили результатные данные, которые являются выходной информацией, т.е. получили сведения о количестве продуктов необходимых населению каждого района. Процесс реализации нашей задачи показан на рисунке:

Рис. 2 Схема обработки информации

Основываясь на полученных данных можно сделать вывод, что наибольшее количество продуктов потребляется всеми группами населения в Бобровском районе, а наименьшее в Семилукском районе. Из этого складываются приоритеты поставок в тот или иной район. Разработанная нами информация является входной для менеджеров, которые основываясь на ней качественно и своевременно реализуют поставку продукции со склада. Это позволяет обеспечить все население районов данными видами продукции нужного объема в кратчайшие сроки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе выполнения контрольной работы были сформулированы вычислительные модели: калькуляция среднемесячного распределения продуктов питания (потребительская корзина) по категориям: дети, работающие, пенсионеры. Осуществлен расчет месячного потребления основных продуктов питания по районам: Анненский, Бобровский, Семилукский, в пересчете на численность населения в каждом.
Реализация моделей осуществлена средствами MS Office, в среде Access , Excel.
В итоге выполнения контрольной работы были приобретены фундаментальные знания теории и практики управления, а также умение активно использовать информационные технологии в своей профессиональной деятельности. Освоены теоретические знания и практические навыки в области создания, функционирования и применения информационных технологий для решения функциональных задач управления и организации системы поддержки принятия решений.

Список литературы

1. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов/ Под редакцией Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2002.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под редакцией Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2001.
3. Вдовенко Л.А., Гусев В.И., Смирнов С.Е. Методические указания по проведению лабораторной работы по дисциплине: «Информационные технологии управления» для студентов 4 курса. – М.: Вузовский учебник, 2003.


Скачиваний: 3
Просмотров: 3
Скачать реферат Заказать реферат