Методика подготовки и организации брифингов и пресс-конференций

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п.

ВНИМАНИЕ! Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками (вместо pic), графиками, приложениями, списком литературы и т.д., необходимо скачать работу.

Содержание

Введение 3
1. Особенности подготовки пресс-конференции 4
2. Проведение пресс-конференции 8
3. Участники пресс-конференции 10
4. Пресс-реализ, пост-реализ 11
Заключение 13
Список литературы 14

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.
Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио – это организация и проведение конференций.
Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.
Цель работы – исследовать процесс организации конференции.

1. Особенности подготовки пресс-конференции

Взаимодействие с прессой - важнейшая составляющая маркетинговой стратегии в рамках проведения определенных форматов мероприятий. Один из видов такого взаимодейтсвия с журналистами – пресс-конференция.
Пресс-конференции зачастую проводятся в преддверии или по окончании какого-то значимого события. На неё приглашают участников события, экспертов, известных личностей для того чтобы они представили мероприятие, прокомментировали его отдельные аспекты, ответили на интересующие журналистов вопросы. При этом ключевая цель такой встречи с прессой – формирование благоприятного общественного мнения о мероприятии и его устроителях.
Посредством пресс-конференции можно ускорить подачу нужной информации в СМИ. Такая информация всегда будет отличаться авторитетностью источников и достоверностью представляемых сведений.
Для того, чтобы правильно организовать пресс-конферецию, необходимо тщательно подойти к её подготовке. Для этого необходимо продумать несколько ключевых моментов.
Необходимо понимать, что подготовка пресс-конференции включает в себя несколько этапов, каждый из которых несет в себе определенное значение и важность для той или иной организации. В первой главе мы обозначим наиболее важные этапы подготовки данного мероприятия, без которых успешное достижение поставленных целей невозможно. Так же стоит обратить внимание, что работа PR специалиста таит много подводных камней и к возникающим проблемам нужно готовиться заранее.
Для того чтобы начать планировать пресс-конференцию необходимо найти или создать подходящий информационный повод, который будет интересен целевой аудитории, привлечет и удержит внимание потенциальных клиентов.
Далее следующий этап - планирование пресс-конференции.
Мероприятие следует запланировать в удобное для журналистов время, т.е. нужно учесть сроки, необходимые для того, чтобы опубликовать пресс - и пост-релиз о конференции. Как правило, для ежедневных изданий, радио и телевидения больше всего подходит утро вторника, среды и четверга. Это оставляет репортерам достаточно времени для того, чтобы подготовить материал в завтрашний выпуск ежедневной газеты или к шестичасовому выпуску новостей на радио или телевидении. Если же основной аудиторией является специализированная пресса, то целесообразно назначать пресс-конференцию на вторую половину дня.
Одним из важнейших нюансов является тот факт, что пресс-конференцию не следует проводить в тот день, когда ожидаются какие-либо подобные мероприятия с более важным для представителей СМИ информационным поводом.
Так же не стоит забывать о месте проведения пресс-конференции, ведь от этого во многом зависит количество присутствующих. Во-первых, журналисты и репортеры должны без труда самостоятельно добраться до места проведения на общественном транспорте; во-вторых, гостей должен встречать представитель пресс-службы компании, который проводя аккредитацию сможет ответить на все возникшие вопросы; в-третьих, место проведения должно быть оборудовано всем необходимым, начиная с комфорта присутствующих, и заканчивая программным медиа-обеспечением.
Часто компании устраивают пресс-конференции в гостиницах и пресс-центрах, а также в своих штаб-квартирах. Важной характеристикой помещения является наличие большого количества точек электропитания, особенно для представителей радиостанций и телеканалов.
Необходимо обеспечить доступ в помещение за час или два до начала пресс-конференции, чтобы журналисты могли проверить свое оборудование. Следует также разработать схему размещения журналистов, чтобы специальное оборудование не помешало работе остальных представителей масс-медиа.
Необходимо помнить о том, что именно от журналиста, пришедшего на пресс-конференцию, зависит какая информация дойдет до массовой аудитории. Следует предусмотреть все, что может стать раздражительным фактором на пути между компанией и положительным пост-релизом, опубликованном в завтрашнем издании.
Выбирая помещение, нужно убедится в отсутствии колонн посреди зала, которые могут воспрепятствовать восприятию какой-либо информации, так же стоит обратить внимание на цвет стен - ни что не должно отвлекать. Особое внимание стоит уделить рассадке гостей, принимая во внимание как удобство использование технических средств, так и возможно личностные отношения журналистов.
Рекомендуется также зарезервировать несколько небольших помещений рядом с главным конференц-залом, в которых представители компании могли бы дать эксклюзивные интервью после общей пресс-конференции.
Следующий этап подготовки пресс-конференции - приглашение представителей СМИ.
Приглашения бывают разных видов: стандартное пригласительное письмо; пригласительное письмо с использованием элементов графического оформления (этот подход часто используется при объявлении о выпуске новой продукции, о приобретении или слиянии компаний); приглашение-сюрприз (имеет нестандартное оформление или доставляется лично в руки каждому приглашенному).
В приглашении необходимо указать:
- место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;
- общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;
- фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.
В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и тем более комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.
Чаще всего первое приглашение рассылается по электронной почте примерно за неделю до мероприятия и практически сразу отправляется в корзину. Заинтересовать журналиста можно отправив ему приглашение с курьером, за 3-4 дня до пресс-конференции. И наконец, чтобы еще раз напомнить о себе и уточнить количество гостей, следует обзвонить весь список приглашенных не позже чем за день до события.
Таким образом, можно подготовить необходимое количество материалов для журналистов, которые будут вложены в пресс-паки (пресс-релиз мероприятия, анонс, фотографии, графики, сведения о руководителях компании, информацию об истории и деятельности компании) которые упростят процесс написания публикаций.
Чтобы упростить коммуникацию, и избежать путаницы следует изготовить указатели, которые будут направлять гостей: объявление о входе в здание, с указанием этажа и комнаты (аудитории, зала), в котором будет проходить пресс-конференция, стрелки с текстом: «Пресс-конференция» - внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели «Аккредитация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.
Для каждого из организаторов необходимо приобрести специальный бэйдж на котором будет указана его ФИО, чтобы в случае необходимости, журналист мог обратиться к ним за помощью.
На столе, за которым будут сидеть участники конференции, следует установить таблички с данными об участниках (фамилия и должность). Также следует позаботиться о том, чтобы для каждого участника была приготовлена бутылочка с водой, и другие необходимые вещи, например блокнот и ручка.
Необходимо помнить, что помещение в котором будет проходить пресс-конференция должно быть оформлено с помощью плакатов и брэнд-воллов с логотипом компании-организатора, это подчеркнет фирменный стиль и улучшит визуальное восприятие.

2. Проведение пресс-конференции

Начинается мероприятие со вступительного слова ведущего, который объявляет тему пресс-конференции и знакомит с участниками встречи. Далее следует этап озвучивания докладов – они должны быть краткими, отражающими суть проблемы.
Второй частью пресс-конференции являются ответы на вопросы прессы. Модератор учитывает компетенцию выступающего и распределяет ответы из расчета, кто из ораторов лучше всего ответит на данный вопрос.
Заданные вопросы не принято игнорировать, так же как и не следует высказывать резкие оценочные суждения. Если затронут вопрос, на который не подготовлено информации, лучше сообщить, что по нему сведения будут оглашены позднее.
Что касается видеоматериалов, то они, как правило, демонстрируются по окончании пресс-конференции, дабы не затягивать время встречи. Желающие представители прессы могут остаться специально для ознакомления с видео.
Пресс-конференция – один из главных форматов взаимодействия с прессой. Он позволяет сформировать необходимое мнение общественности, оперативно распространить нужную информацию среди целевой аудитории.
Начинать пресс-конференцию можно с задержкой не больше 5-10 минут, необходимой для того, чтобы подтянулись опоздавшие журналисты.
В начале мероприятия необходимо обсудить регламент (например, один журналист имеет право задать только один вопрос) а также период времени, в течение которого можно задавать вопросы. Продолжительность пресс-конференции не должна превышать 60 минут, т.к. затянутая конференция утомит всех присутствующих.
Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому организаторы пресс-конференции нередко вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции - искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет.
Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференции, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист (или группа специалистов) в той или иной области.
Следующий этап конференции один из самых важных, ведь отвечая на вопросы журналистов можно как усилить благоприятное впечатление от компании, так и испортить его. Следует помнить о том, что вопросы журналистов могут носить вызывающий или даже компрометирующий характер. В подобной ситуации необходимо смягчить вопрос, ответить на него в корректной форме, не выдавая при этом нежелания комментировать происходящее.
Не стоит забывать о таком психологическом факторе, как доверительность отношений, что подразумевает предоставление честной и откровенной информации. «Сообщайте прессе как можно больше, даже сведения конфиденциального характера, а затем оговаривайте, какие моменты нельзя публиковать и почему».
По завершении пресс-конференции или в перерыве, организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров кофе-брэйк (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия - вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.
После проведения пресс-конференции оценивается эффективность данного мероприятия: проводятся мониторинги и пресс-клиппинги всех публикаций в СМИ, как положительных, так и отрицательных. PR специалист просматривая каждую статью, должен убедиться в правильности написания названия компании, фамилий участников и организаторов, и непосредственно той информации, которая являлась предметом данного мероприятия.

3. Участники пресс-конференции

С организационной точки зрения на пресс-конференции существуют три роли: ведущий, ньюсмейкер и эксперт. Роли ведущего и ньюсмейкера целесообразно всегда разде­лять, поскольку первая предполагает фасилитацию, а вторая — ответственность.
Для определения числа сидящих в президиуме используется правило: «Чем меньше, тем лучше!», иначе рабочая пресс-конференция будет похожа на торжественное заседание, а если журналистов в зале ока­жется мало, то «президиум» будет выглядеть просто смешно. Обычно в президиуме находится от 3 до 5 человек, включая модератора (ведущего).
Встречать участников пресс-конференции необходимо сразу же после входа в здание и предусмотреть по­мещение, где они могли бы «присесть» перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Постарайтесь оградить ньюсмейкеров от общения с журналистами до пресс-конференциии, поскольку последние могут пытаться сделать это, чтобы получить информацию первыми.
Нельзя забывать про такие, кажущиеся простыми на первый взгляд, истины, как подготовка дополни­тельного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников кон­ференции; техническое обеспечение проведения пресс-конференции: оборудование специальных по­мещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.; и раз­работка культурно-развлекательной программы, организация досуга, неформального общения для лиц, приглашенных на пресс-конференцию.

4. Пресс-реализ, пост-реализ

Пресс-релиз – это краткое информационное сообщение для прессы. В отличие от статьи, пресс-релиз – это короткая заметка, которая требует гораздо меньше времени и сил на ее написание. Особенность пресс-релиза в отличие от прямой рекламы и тематической статьи состоит в том, что это краткое сообщение, содержащее в себе ту или иную новость.
О чем можно писать в пресс-релизе?
О событии, которое будет или которое прошло, если это пост-релиз. Форма подачи - довольно обезличенная, без высокохудожественных оборотов. Избегайте сверхпылких выражений, типа грандиозно, уникально и т.п. Лучше приведите в пример какие-нибудь крутые, сами за себя говорящие цифры :)
Многие сми могут запостить Ваш релиз так, целиком, без исправлений - помните об этом, когда пишите. Текст должен отвечать на все логичные вопросы. Кроме этого, для тех журналистов, которые хотят выжать из вашего релиза новость - пусть она будет внятно прописана.
Пресс-релиз должен отвечать на следующие вопросы:
Что (происходит)?
Где это (происходит)?
Когда это (происходит)?
Эта информация идёт в первом абзаце, который выделяется жирным или курсивом.
Почему и зачем (это делается)?
Какие перспективы это имеет? (Чем это лучше прежнего?)
Как писать пресс-релиз?
В целом, структура пресс-релиза выглядит следующим образом:
Заголовок. Заголовок – обязательная часть. Заголовок должен содержать основную идею сообщения и быть, по возможности, информативным, ярким, интересным, запоминающимся - но, повторюсь, без фанатизма.
Первый абзац - это краткое содержание пресс-релиза, выражающее основную мысль пресс-релиза в нескольких предложениях.
Основная часть. Основной текст пресс-релиза. Рекомендуемый объем - не более листа А 4. Иногда, конечно, может быть увеличен.
Сведения о кампании и контактные реквизиты. Очень важная часть релиза. Тут мы даём все необходимые контакты по региону или даже по России (если нужно). И еще пишем небольшую информационную справку про проект, про всю кампанию - ссылки на сайт российский, группу в контакте.
Пост-релиз - это всё тоже самое, только в прошедшем времени. Пост-релиз выпускается, как можно более быстро после события, иначе он никому уже не будет нужен.

Заключение

Итак, в заключение сделаем следующие выводы.
Конференция – одно из ключевых мероприятий в системе обмена информацией. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.
Выделяют различные виды конференций, среди них – научные, деловые (или бизнес-конференции), пресс-конференции, международные.
Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Она предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
Причем это мероприятие, требующее серьезной подготовки и профессиональных усилий для его проведения. Поэтому при принятии решения о проведении конференции необходимо рассмотреть возможность ее замены другими мероприятием (презентацией, пресс-ланчем и пр.).
Цель конференции – открытое публичное общение со специалистами в данной области. При этом оно должно быть результативным - взаимовыгодным для всех сторон.
Конференция должна иметь разработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященные в рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следует настойчиво работать.
Многое зависит от «первого лица», выступающего в роли спикера. Если оно не способно вести публичную дискуссию, от конференции лучше на время отказаться.
В дни проведения конференции большую роль играет вспомогательный персонал, в задачу которого входит встреча и размещение в зале участников конференции, с предварительным внесением их фамилий в регистрационный список, а также проверка аппаратуры усиления звука и видеопрезентации.
Список литературы

1. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. – 480 с.
2. Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. – 336 с.
3. Джефкинс Ф., Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 416 с.
4. Доти Д.И. Паблисити и паблик рилейшнз / Пер. с англ.- М.: Изд. дом «Филинъ», 2005. - 288 с.
5. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие. М, 2007. С. 58-71.
6. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. – М.: Академический проект, 2007. – 432 с.
7. Коханов Е.Ф. Общение как взаимодействие социальных субъектов: (к основам социальной психологии паблик рилейшнз) // Менеджмент в России и за рубежом. – 2011. - № 5. - С. 49-59.
8. Основы теории коммуникации: Учебник / под ред. Проф. М.А.Василика. М, 2006. С. 260-288.


Скачиваний: 14
Просмотров: 71
Скачать реферат Заказать реферат