Работа с электронной почтой

Разработать бланк документа с использованием программного обеспечения MS Word или MS Exsel в соответствии с правилами оформления и форматирования:  Акт списания материалов.

ВНИМАНИЕ! Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками (вместо pic), графиками, приложениями, списком литературы и т.д., необходимо скачать работу.
  1. Работа с электронной почтой

Электронная почта на сегодняшний день является самым популярным видом пользования глобальной сети Интернет. С помощью этого сервиса, вы можете мгновенно отправлять сообщения в любой конец земного шара, не вставая со своего кресла. Работать с электронной почтой очень просто, но есть несколько нюансов, которые стоит упомянуть.

Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.

По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.

Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Электронная почта (E-mail) является одной из самых первых технологий для передачи и получения сообщений по компьютерной сети. Зародившись в далеком 1965 году, она стала революцией в сфере коммуникаций и дала толчок к развитию сети интернет.

К настоящему времени, электронная почта практически самая востребованная служба в интернете. С ее помощью ведется как деловая, так и личная переписка, ее используют для передачи различных файлов, многие сайты используют ваш e-mail адрес для подтверждения регистрации, и это далеко не все возможные способы ее применения.

Электронная почта — это технология для отправки и получения электронных писем между компьютерами в локальной сети или сети интернет, по протоколу SMTP. По принципу работы и составу во многом повторяет обычную «бумажную почту», и заимствует у нее такие термины, как «ящик», «почта», «письмо», «доставка» и ряд других [6, c.112].

В конце 60-ых годов прошлого века интернет еще не появился, и одной из самых первых сетей на тот момент была сеть APRANET, которая впоследствии и переросла в глобальную паутину. Компьютеры были огромного размера и очень дорогими, поэтому крупные предприятия и институты использовали мэйнфреймы (большие универсальные компьютеры), которыми одновременно могли пользоваться сразу несколько человек с разных терминалов и хранить там свои файлы.

Официально считается, что электронная почта появилась в 1971 году, но начало было положено еще в 1965, тогда в Массачусетском технологическом институте (MIT) два сотрудника Ноэль Морис и Том Ван Влек, написали программу MAIL для системы CTSS (одна из первых в своем роде операционных систем, которая позволяла работать за одним компьютером сразу нескольким пользователям), установленной на компьютер IBM 7090/7094. При исполнении команды MAIL, в папке пользователя, кому адресовалось сообщение, формировался или редактировался файл MAIL BOX (Почтовый ящик), в него записывался текст сообщения. Программа давала возможность обмениваться сообщениями только в одном мэйнфрейме.

Официальная дата создания электронной почты – 1971 год, именно тогда было отправлено первое электронное письмо. Ее создателя зовут Рэй Томлинсон.

В 1971 году программист Рэй Томлинсон написал свою e-mail программу для быстрорастущей сети APRANET, состоящую из двух частей: SNDMSG (отправить письмо) и READMAIL (прочитать письмо). Программа позволяла отправлять сообщения на почтовые ящики пользователей, которые представляли собой простой файл, куда записывался текст сообщения, редактировать и читать которое мог только владелец ящика.

Практически сразу он модернизировал программу так, чтобы сообщения можно было отправлять и на другие удаленные компьютеры в сети. Для этого он использовал другую свою разработку, программу CpyNet, которая использовала свой протокол для передачи файлов. Он выделил программный блок из CpyNet и объединил его с SNDMSG. Чтобы различать компьютеры, он использовал символ «@» (собачка), что имело такой вид: от_меня@этот_компьютер, вам@ваш_компьютер. Этот метод используется и до сих пор.

В марте 1972 года, коллега Томлинсона, Лоуренс Робертс, доработал его программу, добавив в нее множество новых функций, таких как создание и сортировка списка писем, выборочное чтение определенного сообщения, сохранение посланий в файлах и пересылку сообщений на другой e-mail. Именно эта программа стала выглядеть, как настоящий почтовый клиент.

Электронная почта быстро завоевала популярность, и уже через полтора года через нее проходило 75% данных всей сети. В 1975 году была запущена первая рассылка писем, а уже в 1979 г. появился и первый смайлик.

Первый в своем роде веб-сервис Hotmail, у которого был web-интерфейс был запущен в 1996 году.

В России расцвет электронной почты можно отнести к запуску почтового сервиса mail.ru в 1998 году. С того времени появилась множество и других почтовых сервисов, но кто-то из них стал лидером на рынке, а кто-то остался в аутсайдерах.

Рассмотрим схему работы электронной почты на простом примере: Настя (nastya@mail.ru) хочет отправить письмо своей подружке Тане (tanya@yandex.ru). Она заходит к себе на почту через браузер, или почтовую программу, и нажимает кнопку «Написать». В открывшемся окне она аккуратно заполняет поля: «Кому», «Тема», текст самого сообщения и нажимает на кнопку «Отправить».

После того, как Настя нажала кнопку «Отправить», почтовый сервер mail.ru, в первую очередь проверяет корректность заполнения письма, все ли важные поля заполнены. Потом, следуя специальным алгоритмам, определяет где в интернете находится почтовый адрес Тани, в нашем случае на почтовом сервере Яндекс и уже только потом письмо отправляется.

Почтовый сервер Яндекс, когда к нему приходит сообщение, проверяет свою базу данных на наличие такого пользователя, потом проверяет само сообщение на спам и если в письме нет спама, то помещает его в папку «Входящие» Тани. Если же обнаруживает спам, то соответственно в папку «СПАМ». Если адрес в базе данных не находится, то письмо отсылается обратно.

Достоинства электронной почты:

- Бесплатное использование, нужен только интернет.

- Быстрая скорость доставки.

- Легко запоминаемые и читаемые адреса: мой_ник@домен_сервера (например zhanna@gmail.ru).

- Возможность передавать не только текст.

- Высокая надежность доставки писем с уведомлениями.

- В большинстве своем, простота использования e-mail сервисов.

- Документооборот, который не потребляет природные ресурсы.

К минусам можно отнести:

- Наличие спама (вирусные и рекламные рассылки)

- В наше время о них уже можно практически забыть, так как все крупные почтовые сервисы каждый год, все лучше решают эту проблему.

- Ограничения на размер ящика и одного сообщения.

- С каждым годом данная проблема решается проще. Например сервис Gmail позволяет отправлять письмо максимум 25Мб, но если вам нужно отправить файл большего размера, он любезно предложит вам загрузить вначале файл в его облачное хранилище Google Drive, а потом уже отправить.

- Бывают задержки в доставке сообщений.

- Но они чаще всего случаются не по вине крупных почтовых серверов, а по вине сайтов или форумов, которые не могут нормально отослать, например, подтверждающее письмо на электронный адрес.

- Отсутствует 100% гарантия доставки письма [3, c.102].

Самая главная проблема, и это проблема не только электронной почты – возможность взлома.

Самый простой способ создания своего собственного почтового ящика – регистрация на одном из бесплатных почтовых серверов. Наиболее распространенные из них – это yandex.ru, gmail.com, mail.ru и rambler.ru.

Пользоваться ими можно в любое время, а функционал примерно одинаков, поэтому, если вы научитесь пользоваться электронной почтой, например, на yandex.ru, то сможете использовать и любые другие почтовые серверы рунета.

Итак, для того, чтобы зарегистрировать личный почтовый ящик на yandex.ru, вам необходимо на главной странице поисковика Яндекс (сайт www.yandex.ru) найти надпись «Завести почтовый ящик». Обычно она располагается в правой части экрана. Нашли? Очень хорошо, теперь кликните по ней мышкой.

Перед вами открылась страница регистрации. Заполните все ее графы. Вовсе не обязаны регистрировать почтовый ящик на свое настоящее имя: можно придумать любой псевдоним, или никнейм. Главное, чтобы адресаты писем знали, от кого они получают послания.

Придумывая пароль, проявите максимум фантазии. Хороший пароль состоит не менее чем из 6-7 знаков, в число которых входят буквы и цифры. Он должен быть таким, чтобы вы могли достаточно легко его запомнить. Часто в качестве пароля используют имена и даты рождения близких людей, клички домашних животных, известные исторические даты.

Заполнив все графы, нажмите на надпись «Зарегистрироваться». Теперь вы можете пользоваться электронной почтой.

В пользовании электронной почтой нет ничего сложного. Зайдите в почту, используя свои логин и пароль. Автоматически вы попадаете в раздел входящих писем, т.е. тех, которые вы получили. В верхней части экрана расположено меню почтовой службы, слева – список ваших папок для писем.

Непрочитанные письма выделены жирным шрифтом, чтобы прочесть любое из них, просто кликните по нему мышкой.

Чтобы написать письмо кому-нибудь из ваших знакомых нажмите на надпись «Написать». Заполните поле «Кому» — здесь нужно указать электронный адрес почтового ящика вашего знакомого. Поле «Тема» заполнять не обязательно. В основном поле набираете текст письма, по окончании нажимаете надпись «Отправить». Вот, собственно, и все.

Дальнейшие функции почтового ящика вы освоите в процессе пользования. Большинство из них, вполне возможно, никогда вам не пригодятся. Можно настроить почту по своему вкусу, зайдя в панель настроек.

Можно создать новые папки для писем, организовать пересылку писем с других своих почтовых ящиков, изменить дизайн почты и т.д. Освоив пользование почтовым ящиком yandex.ru, вы сможете пользоваться любыми почтовыми серверами, так как функционально они все практически одинаковы.

  1. Практическая часть

2.1 Разработка бланка документа

Задание:

Разработать бланк документа с использованием программного обеспечения MS Word или MS Exsel в соответствии с правилами оформления и форматирования:  Акт списания материалов.

Любая производственная организация при осуществлении хозяйственной деятельности оперирует товарно-материальными ценностями. К ним относятся:

- материалы или сырье для производства продукции;

- произведенная из материалов продукция;

- незавершенные продукты производства;

- вспомогательные материалы для деятельности предприятия.

Принципы документального оформления пользовательского расхода ТМЦ описаны в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, подлежащих исполнению согласно приказу Минфина РФ №119н, принятого в действие 28.12.2001, а конкретно, в главах V и VI.

Факт использования выданных в производство материалов подтверждается актом на списание материальных ценностей. С 2013 года ранее разработанные образцы первичной отчетности перестали быть обязательными к применению, и предприятиям дано право разрабатывать формы актов, отвечающих собственной экономической политике.

Современная учетная политика не требует применение единой формы бланка акта списания для организаций различного рода деятельности.

Разновидности оформления акта варьируются в зависимости от процедуры оприходования-списания ТМЦ, организационной структуры предприятия и сформированной в нем системы собственного оборота документации между службами.

Все используемые образцы первичных документов, в их числе и акт на списание материалов, руководитель предприятия заранее утверждает в специальном приказе или в составе приложений к пакету документов об учетной политике ведения бухучета [5, c.96].

Процедуру списания предваряет выдача материально-производственных ресурсов в производство со склада.

Для этого можно использовать стандартные бланки:

М-11 — требование-накладная  на выдачу ТМЦ со склада без установленного лимита;

М-8 — лимитно-заборная карта на выдачу со склада ТМЦ, на которые установлен лимит;

М-15 — накладная на отпуск ТМЦ на сторону на другое предприятие или в другое подразделение этого же предприятия с автономным складом.

Или же организация может составить свою собственную универсальную форму с необходимым набором реквизитов.

В процессе списания используется следующая вспомогательная документация:

- отчеты материально ответственных лиц (МОЛ) по номенклатуре и объему использованных материальных ресурсов;

- отчеты об объеме произведенной, готовой к реализации продукции, за отчетный временной период;

- сумма расхода материалов сверх нормативов с указанием причины превышения расхода;

- калькуляция с нормами материальных расходов для изготовления единицы готовой продукции.

Основной смысл списания ТМЦ на производстве – это документирование расхода материальных запасов в количественном и финансовом исчислении. Акт на списание материалов составляется для документального обоснования материальных расходов для налоговой и бухгалтерской отчетности.

После того как бухгалтерия получает от технических служб предприятия данные о количестве использованных материалов, следующим шагом идет определение суммарной стоимости их списания.

Законодательно бухгалтерский учет предписывает учитывать ТМЦ по их фактически сложившейся себестоимости. Фактическая себестоимость — это вся сумма расходов, возникающих в процессе покупки товара, исключая НДС и другие возмещаемые налоги:

- отпускная стоимость при покупке согласно договору;

- транспортные расходы;

- заготовительно-складские затраты;

- консультационные и информационные услуги;

- таможенные пошлины;

- посреднические вознаграждения.

Для исчисления стоимости списания материалов финансовые службы могут применять любой из способов, который принимается к исполнению в бухгалтерской и налоговой учетной политике данного предприятия:

- по себестоимости единицы;

- по средней себестоимости;

- по стоимости первого приобретения определенного товара (способ ФИФО);

- по стоимости последнего приобретения определенного товара(способ ЛИФО).

Согласно данным требованиям разработаем акт списания материалов.

УТВЕРЖДАЮ:

 

Руководитель ООО "_____________"

 

________________ / _______________ /

(подпись)                               (Ф.И.О.)

 

"____"____________  201__ года.

 

Акт на списание материалов

 

г. ________________                                                                         "___"_________ 201_ года.

 

 

Комиссия в составе ___________________________, ____________________________,

(должность,                                     Ф.И.О.)

назначенная приказом по ООО "_____________" от "__"_____________ 201_ г. N ___________, произвела  списание  следующих  материалов  в связи с их непригодностью для дальнейшего использования:

 

N
п/п
Наименование
материала
Количество Сумма Установленный
срок
хранения
Дата
поступления
материалов
Причина
списания

 

Лицами, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к использованию,  признаны следующие: ___________________________________________

_____________________________________________________________________________

Взыскан материальный ущерб с виновных лиц в размере _____________________ (___________________) рублей.

Итого, по настоящему акту списано материалов на сумму: ________ (________________)

рублей.

"___"__________ 201_ года.

Председатель комиссии: ________________ _______________ ________________________

(должность)               (подпись)                            (расшифровка подписи)

Члены комиссии:    ________________   __________________   ________________________

(должность)                    (подпись)                               (расшифровка подписи)

 

_______________   __________________     ______________________

(должность)                      (подпись)                              (расшифровка подписи)

________________   _________________      _____________________

(должность)                        (подпись)                            (расшифровка подписи)

2.2 Правила оформления реквизита «Отметка о контроле»

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Рисунок  1  - Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о контроле" приведена на рисунках 2 и 3.

Рисунок 2 - Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 углового бланка [1]

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рисунок  3 - Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка [1]

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

 

 

Список литературы
  1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.
  2. Документоведение и делопроизводство: Хрестоматия / Сост. Т.М. Савенкова. Новосибирск, 2014. – 456 с.
  3. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное по-собие.—М., 2014. - 522 с.
  4. Охотников А. В. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие /Охотников А. В., Булавина Е. А. - Ростов н/Д :МарТ, 2015. - 304 с.
  5. Пензин Э. А. Документоведение. Документ и системы документации. Екатеринбург, 2015. - 752 с.
  6. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: учеб.для СПО /Пшенко А. В., - М. :Академия, 2015. – 428 с.

Скачиваний: 1
Просмотров: 2
Скачать реферат Заказать реферат